DAF et contrats d'assurance pro: tout ce qu'il faut avoir fait au 1er trimestre 2022 pour être à jour

En tant que DAF, vous êtes probablement en charge du volet des assurances professionnelles de votre entreprise, comme c'est le cas dans la majorité des boîtes à la Réunion.

Tous les ans, vous recevez de votre courtier ou de votre assureur des avenants de renouvellement ou directement des appels de prime pour la nouvelle année qui démarre (assurance multirisque, RC, auto, etc...)

Avant de régler les primes ou de signer ces avenants, avez-vous fait le tour des éléments listés dans vos contrats, pour vérifier que tout est toujours pertinent aujourd'hui par rapport à l'année précédente? Savez-vous qu'en droit des assurances, il est du devoir de l'assuré de calibrer au plus juste et au plus sincère ses déclarations, sous peine de ne pas être indemnisé, ou partiellement, le jour où un sinistre se produit? (voire même d'être soupçonné de fraude à l'assurance)

Voici la check-list des choses à vérifier systématiquement tous les ans, et de préférence avant la fin du 1er trimestre (pas forcément le 1er trimestre de l'année civile, mais le mieux est de se caler sur le trimestre qui suit votre date de clôture des comptes ou qui suit la date d'échéance de votre contrat d'assurance). C'est parti!

La vérification des éléments juridiques et réglementaires

1. Modifications internes à votre entreprise

La 1ère des choses à vérifier paraît évidente, mais on voit beaucoup de contrats d'assurance qui n'ont pas été mis à jour en cas de:

- modification de la forme juridique ou du mode de gérance, ajout ou fermeture d'établissements...

- modification majeure des détentions capitalistiques de la société (actionnaires, sociétés mères, sociétés filles, constitution sous forme de groupe avec holding...)

- modification de la dénomination sociale

- modification des adresses postales (celle du siège, des établissements, des locaux...)

- modification, arrêt ou ajout d'activités, de code APE

• dans ce cas, communiquez le nouveau kbis et/ou organigramme de vos entreprises à votre assureur ou intermédiaire, les plaquettes commerciales ou sites web qui accompagnent éventuellement la création d'une nouvelle activité / établissement, les éventuelles conventions collectives dont vous dépendez
  
  

2. Réglementations liées à votre activité ou votre bail

Si votre activité a changé, ou a été complétée par de nouvelles activités, veillez à vérifier que vous disposez des couvertures d'assurance nécessaires ou obligatoires.

Ex: un contrat d'assurance Responsabilité Civile (RC) est obligatoire pour la plupart des professions réglementées (RC médicale par exemple, ...)

Ex: si vous avez un projet de construction ou rénovation qui se profile au cours de l'année à venir, posez-vous la question de souscrire à des assurances DO (Dommage Ouvrage, qui est obligatoire), assurance décennale si vous devenez constructeur, ou RCNR (RC décennale du Constructeur Non-Réalisateur, pour les promoteurs immobiliers, vendeurs en VEFA, marchands de biens, maîtres d'ouvrage délégués...)

Vérifiez si vous avez déclaré également tout changement qui est intervenu au cours des derniers mois dans le contenu des clauses de votre bail > cela est important notamment pour vérifier la conformité de votre contrat avec la clause "Assurances" de votre bail, ou pour actionner des recours en responsabilité en cas de sinistre.

3. Réglementations d'affichage

Pense-bête pour les assurances auto: n'oubliez pas d'afficher sur le pare-brise des véhicules professionnels (ou la fourche des 2 roues) la nouvelle vignette carte verte d'assurance, pour la nouvelle année. Conservez dans votre boîte à gant l'attestation d'assurance qui accompagne cette vignette.

NB: certains assureurs délivrent désormais des "e-cartes vertes" > pour que cela soit plus pratique en cas de contrôle des autorités ou d'accident, imprimez-en une copie à garder dans le véhicule

La vérification des éléments comptables

Une fois que votre clôture de compte est passée, c'est le bon moment pour actualiser les valeurs clés à déclarer et à faire assurer par vos contrats RC, Dommages aux biens, Auto, Transport de marchandise, Mutuelle etc...

Même si vos bilans définitifs ne sont pas encore finalisés, transmettez à votre assureur:

- votre niveau de CA de l'année passée (et anticipez l'année à venir, si vos prévisions seront significativement à la hausse ou à la baisse, en le signalant)

- votre niveau de marge

- votre niveau de stocks à assurer en valeur de revient (raisonnez en volume max global par site à un instant T)

- votre valeur de marchandise transportée

- la valeur de vos actifs à assurer, s'il y a eu des modifications (achats, cessions mobilières et immobilières, quel que soit le mode de financement - en propre, prêt bancaire, crédit-bail, location...)

Attention à bien vérifier les montants de chaque garantie de votre contrat, en les comparant aux valeurs d'actifs que vous aurez recalculées pour l'année en cours.

Ex: si votre contrat DAB (Dommages aux Biens) prévoit une indemnisation en valeur à neuf, déclarez la valeur d'achat de vos actifs (et non pas la valeur dépréciée)

Ex: si vous êtes locataire et avez fait des travaux d'aménagement, vérifiez dans votre contrat s'il faut les déclarer en valeur comme "immobilier", "agencement", ou "contenu" > les définitions varient selon les assureurs

Si vous ne savez pas quelles valeurs déclarer ou quelles garanties souscrire, il peut être utile de demander un audit indépendant, pour savoir comment couvrir efficacement votre activité.

La vérification des éléments RH (ressources humaines)

Que ce soit pour votre volet Responsabilité civile, la prévention des risques avec des formations dispensées à tout votre personnel, ou encore pour les assurances santé, la vérification des déclarations et obligations RH est primordiale.

• déclaration du nombre de salariés: tout le personnel doit être déclaré, quel que soit le type de contrat de travail, et y compris les dirigeants
  
  
• plannings de présence sur site : les plages horaires de présence humaine sur site sont importantes, pour votre contrat d'assurance DAB, car cela permet de voir quelles périodes de la journée restent sans surveillance ou sans possibilité de lever d'alerte (cas de vol, de départ de feu...)
  
  
• formation du personnel : évidemment, l'aspect formation est important pour vos garanties Responsabilité Civile (cela permet de réduire les SAV et les risques d'insatisfaction client, erreurs humaines...) , mais également pour le plan de prévention des risques en DAB (formation incendie, premiers secours, ...) 

N'hésitez pas à lister l'ensemble des actions que vous menez côté RH à votre assureur sur ces différents points : cela influence favorablement votre niveau de primes à payer (ou du moins ne l'aggrave pas).

La vérification des éléments de prévention des risques

Pour la sécurité de vos salariés et de votre site, les systèmes préventifs et d’alerte sont-ils en bon état de fonctionnement ? Avez-vous mis à jour tous vos process de gestion des risques ? Chaque collaborateur sait-il quelle attitude adopter en situation de “crise” ? Votre Document Unique est-il à jour? Vos attestations de vérification (Q18, Q4, Q19, Q5, Q1... et tous les autres "Q" obligatoires listés dans votre plan de prévention d'assurance) ont-elles été refaites récemment (- de 12 mois en général) sur l'ensemble de vos sites? Ce sont autant de questions que vous devez vous poser fréquemment pour vous prémunir au maximum de tout incident: et le 1er trimestre de l'année est le moment parfait pour faire le point.

Pour être sûr de ne rien oublier, l'aide d'un risk manager pourrait vous être très utile.

Le conseil d’AEA, expert d’assuré à La Réunion : en plus de l’audit d’assurances et du plan de gestion du risque, vous pouvez faire un “crash test” annuel accompagné une mise à jour de vos procédures: c’est-à-dire une simulation réelle de la survenance d’un sinistre. Elle sera accompagnée :

• d’une estimation chiffrée ;
• d’un “organigramme” de qui fait quoi à tous les stades du sinistre et de sa gestion ;
• d’une simulation dans le temps des efforts à déployer et des solutions de back up.

Même si elle reste une simulation, elle a pour but de créer des automatismes le jour venu, et d’identifier surtout les rôles de chacun dans l’entreprise.

La vérification des éléments tarifaires de votre contrat

Ici, l'idée est de vérifier si la balance des entrées et sorties financières est à jour, vis-à-vis de votre compagnie d'assurance: 

- vos niveaux de prime à payer restent-ils cohérents par rapport à votre situation déclarée, et acceptables par rapport aux prix du marché? Si vous avez un doute, demandez des devis comparatifs à votre intermédiaire en assurance.

- vos indemnisations sont-elles soldées? Les derniers sinistres ont-ils tous été indemnisés? en intégralité? ou sont en passe de l'être? Faites le point sur tous vos dossiers sinistres pour ne pas les laisser trainer: il faut savoir qu'ils sont prescrits au bout de 2 ans.

- vos plafonds et franchises contractuels sont-ils toujours convenables? adaptés? 

Cette vérification permet d'ajuster également comptablement les provisions et charges à prendre en compte sur l'exercice passé ou à venir, les déclarations éventuelles au fisc.

Bon à savoir : vous n’avez pas l’envie, ni le temps de vous occuper de ce suivi ? Confiez-le à un expert d’assuré à La Réunion ! Il se chargera d’effectuer toutes ces démarches à votre place et assurera un reporting de vos contrats. Vous pouvez ainsi garder un œil en permanence sur vos assurances professionnelles !

 Contactez-nous pour faire le point sur vos besoins et mettre en place les meilleures couvertures pour votre entreprise. Le bonus chez AEA: nous mettons à disposition de nos clients un reporting simple et en ligne, pour savoir à tout moment où vous en êtes financièrement et pratiquement, dans tous vos dossiers d'assurance pro.

De plus, 30 min d'audit gratuit vous sont offertes :-)

Pour en savoir plus sur comment optimiser ses contrats d’assurance professionnelle à La Réunion, consultez notre page dédiée à l'optimisation de vos assurances professionnelles à La Réunion, ou téléchargez directement notre guide gratuit ici.